Sunndal kommune har flere overordnede reglement, rutiner og retningslinjer som er styrende for virksomheten. Av de viktigste kan nevnes: 

• Delegasjonsreglement, både politisk og administrativt 
• Arbeidsgiverpolitiske retningslinjer og personalregulativer 
• Økonomi- og finansreglement 
• Innkjøpsstrategi og -reglement 
• Eierskapsmelding og -strategi 
• Kommunikasjonsstrategi 
• Reglement for møtevirksomheten  
• Etiske retningslinjer.  

De fleste av disse er oppdatert i inneværende kommunestyreperiode. 

Med utgangspunkt i de overordnede styrende dokumenter er det utarbeid detaljerte rutinebeskrivelser innenfor de ulike tjenesteområdene. Internkontrollen har som formål å gjennomføre en risikobasert kontroll på at det er etablert gode rutiner og arbeidsprosesser på viktige områder, at disse etterleves og at avvik og feil avdekkes og håndteres. 

Dokumentasjonen av overordnede styrende dokumenter og rutinebeskrivelser er i all hovedsak lagt i kvalitetssystemet Compilo. Kvalitetssystemet er et hjelpemiddel som beskriver arbeidsoppgavene på de ulike tjenestene og hvordan disse skal utføres. 

Sunndal kommune har pr i dag risikobasert internkontroll på flere områder. Som eksempler kan nevnes ROS-analyse av beredskapsplanene for Covid 19, faste kontroller av idrettsanlegg og kulturhusets hovedscene, farekartlegging av høydebasseng. Videre er det foretatt ROS-analyser innen maskinopplæring, arbeid i høyden, kommunale boliger, vold og trusler, brøyting og renovasjon. Nivået på dette er ulikt fra tjeneste til tjeneste, både i omfang og modenhet. Bakgrunnen for nåsituasjonen er også at mye av den eksisterende internkontrollen i kommunen har vært basert på krav i tidligere særlovgiving innen helse og omsorg, oppvekst, barnehage mv. Mange av interkontroll-kravene i særlovgivingen er nylig fjernet og den samlede internkontrollen er nå i stor grad hjemlet i kommuneloven. 

Det er i forbindelse med arbeidet med å systematiskere kommunens interkontroll foretatt en modenhetsanalyse for å få et grunnlag for det videre arbeidet med en overordnet internkontroll. Målet er å bruke dette videre for å få en systematisk og strukturert internkontroll i Sunndal kommune. Resultatet av modenhetsanalysen viser at alle tjenester har mange rutiner på plass, men at disse må settes i system. Videre har analysen avdekket forskjeller mellom de ulike delene av kommunen. Samlet avdekker undersøkelsene en god status på internkontrollen i de fleste enheter, men dette samles i liten grad opp i en rapportering til kommunedirektørens nivå. Det vil derfor bli fokusert på å i større grad inkludere internkontrollen i virksomhetsrapporteringen til tjenesteledelse og videre til kommuneledelsen.  

Når det gjelder økonomiområdet har det vært arbeidet systematisk med å styrke både den innebygde internkontrollen i økonomisystemene, rapporterings- og analyseprosessen, opplæring av brukere og systematikken i periode- og årsavslutningene. Området er gjenstand for regnskapsrevisjon hvor også etterlevelse og internkontroll er i fokus. Det er ikke rapportert om vesentlige avvik. 

Også innen lønns- og personalområdet har det vært arbeidet systematisk med oppdatering av regler og prosedyrer, styrket kompetansen og utført omfattende kompetansebygging i organisasjonen. Også dette har styrket internkontrollen på disse områdene. 

Kontrollutvalget bestilte en rapport fra revisjonen med temaet «Samarbeid og samhandling med vertskommunesamarbeid, interkommunale samarbeid og selskap Sunndal kommune deltar i». Samlet sett er oppfølgingen av kommunens deltakelse i ulike samarbeid god, men det ble avdekket forbedringspunkt knyttet til bedre struktur på oppfølgingen og dokumentasjon av denne. Dette er særlig knyttet til vertskommunesamarbeid som ikke følges opp gjennom formelle møter som representantskap eller generalforsamlinger. 

Avviksrapportering 

En viktig del av internkontroll-arbeidet er kommunens avviks- og forbedringsrapportering. Det ble meldt totalt 685 avvik i rapporteringssystemet Compilo i 2021, 36% nedgang i forhold til 2020. Nedgangen er jevnt fordelt og er forholdsvis lik for de ulike kategoriene, det samme gjelder alvorlighetsgraden. 97% av avvikene var lukket ved utgangen av året.  

I overkant av 61% (63%) av avvikene er meldt på hovedkategorien «Tjeneste/bruker», mens 2% (1%) gjelder hovedkategorien «Personvern/informasjonssikkerhet GDPR». Rundt 20% (18%) er HMS-avvik og resterende 17% (18%) er avvik knyttet til kategorien «Organisasjon/internt» (2020-tall i parentes).  

Når det gjelder alvorlighetsgrad er fordelingen for avvikene slik: lav 81% (80%), middels 17% (18%) og høy 2% (2%) (2020-tall i parentes). Alle avvik med høy alvorlighetsgrad er lukket ved årets utgang. 

Avviksrapporteringen er på samme måte som den generelle internkontrollen ulikt implementert i organisasjonen. Det er særlig innenfor helse- og omsorgsområdet at systemet er aktivt i bruk. De to tjenestene har ca 90% av alle rapporterte avvik.  

Statlige tilsyn 

Det er gjennomført følgende statlige tilsyn i 2021: 

Statsforvalteren: Tilsyn med grunnskoleopplæring for voksne 

Endelig rapport ble levert i oktober 2021 med pålegg om retting av noen forhold i desember 2021. Avvikene var i stor grad knyttet til dokumentasjon, realkompetansevurdering og systematisk oppfølging. Avvikene ble svart ut og tilsynet er lukket. Saken ble lagt fram for Oppvekst- og omsorgsutvalget til orientering. 

Statsforvalteren: Tilsyn med Indre Nordmøre barnevernstjeneste sitt arbeid med undersøkelser 

Barnevernet drives som et vertskommunesamarbeid, med Surnadal som vertskommune. Men ansvaret for å oppfylle kravene i barnevernslovgivingen tilligger den enkelte kommune. Med den bakgrunn er tilsynet også viktig for Sunndal kommune. Endelig rapport ble levert i september 2021. Det ble avdekket avvik knyttet til dokumentasjon og saksbehandling av flere undersøkelsessaker. Frist for rapportering av lukking av avvik ble satt til april 2022. Også denne saken ble lagt fram for Oppvekst- og omsorgsutvalget til orientering. 

Statsforvalteren: Tilsyn med Spesialpedagogisk hjelp, teiknspråkopplæring m.m. ihht barnehageloven 

Foreløpig rapport ble levert i desember 2021, mens endelig rapport forelå i februar 2022. Tilsynet ble foretatt i 2021. Avvikene var først og fremst knyttet til tidspunktet for og deler av innholdet i sakkyndige vurderinger fra PPT, samt innholdet i vedtakene på området. De fleste av forholdene er lukket og frist for dette er satt til april 2022. Også denne saken er lagt fram for Oppvekst- og omsorgsutvalget til orientering. 

Mattilsynet: Tilsyn med vannverk 

Mattilsynet gjennomførte et stedlig tilsyn med de kommunale vannverkene. Temaene for tilsynet gikk på farekartlegging, sikring og tilstand/drift av vannforsyningsanleggene. Rapport forelå i oktober 2021. Etter tilsynet ble kommunen pålagt å gjennomføre en spesifikk farekartlegging med hver lokasjon. Frist ble satt til mars 2022. Saken ble lagt fram for Teknikk-, miljø- og næringsutvalget for orientering.  

Arkivverket: Tilsyn med arkivorganisering mv 

Tilsynet ble gjennomført i 2020 og rapport forelå i desember 2020. Avvikene som ble tatt opp var bl.a. knyttet til oppdatering av arkivplaner og håndtering av eldre elektronisk arkivmateriale.        Arbeidet med å lukke avvik ble gjennomført i 2021 og tilsynet ble endelig lukket i august 2021. 

Statsforvalteren: Tilsyn med miljøretta helsevern i skoler og barnehager 

Tilsynet ble startet høsten 2019. Det ble bl.a. undersøkt om kommunens folkehelsearbeid ble utført ihht lovkrav knyttet til skoler og barnehager. Det ble avdekket at internkontrollen ikke var ihht lovkravene. Kommunens miljøretta helsevern for skoler og barnehager er organisert som et interkommunalt samarbeid. Avvikene i tilsynet ble endelig lukket i april 2021.