Hovedmål
- Profesjonelt og godt samordnet informasjonsarbeid
- Sikker og effektiv digital kommunikasjon
Regnskap
| | Regnskap og budsjett | Bemanning |
| | Regnskap | Rev. budsjett | Forbruk % | Årsverk | Ansatte | Andel heltid % | Andel kvinner % |
| 2018 | 14,9 mill. | 15,0 mill. | 100 | 10,4 | 11* | 94,5 | 91 |
| 2019 | 13,1 mill. | 17,4 mill. | 75 | 11,9 | 13* | 94,5 | 91 |
* et åv overført fra kommunedirektøren fra og med 2019. I tillegg har avdelingen 1 lærling samt 1 varig tilrettelagt 60% stilling
Kommentar: Service- og informasjonsavdelingen har hatt et mindreforbruk på over 4 mill. kroner som hovedsakelig skyldes ubrukte bevilgninger til digitaliseringstiltak og sykefravær. I tillegg er avsatte midler til ordning av eldre arkiv forskjøvet til 2020, og det er generelt nedgang i utgifter til sentralbord og porto som følge av nye digitale løsninger.
Noen begivenheter i 2019
Åpningstidene ved servicekontoret ble endret til kl. 10-14 fra 01.01.2019. Samtidig ble bl.a. billettsalget til kino og kulturarrangement flyttet til kulturhuset. Sentralbord er betjent fra kl. 09-15. Ellers holder rådhuset åpent som tidligere.
Nytt sak-/arkivsystem, Public 360 fra Tieto, ble tatt i bruk 24.06.2019. Innføring, opplæring og daglig drift har preget store deler av året, det vil fortsette videre inn i 2020. Nytt system gir nye muligheter, men krever også nye måter å jobbe på.
Digitalisering har vært og vil fortsatt være satsningsområde. Vi har hatt fokus på å ta i bruk digitale verktøy som bidrar til økt selvbetjening og som kan forbedre og forenkle arbeidsoppgaver, samtidig som personvern og informasjonssikkerhet ivaretas. Eksempler på dette er innføring av MinSide, der innbyggere kan logge på og finne tilpassede tjenester, chatte-roboten Kommune-Kari på hjemmesida, og fortsatt opplæring og bruk av Office365 i organisasjonen, med bl.a Teams for intern kommunikasjon, og ansattportal som en felles informasjonsplattform.
Valg: 9.september var det kommunestyre- og fylkestingsvalg, i Sunndal ble det samtidig avholdt valg om målform ved Løykja og Ålvundfjord skoler. Service- og informasjonsavdelingen var ansvarlig for valggjennomføringen, både med forarbeid, i forhåndsstemmeperioden, på valgdagen og etterarbeid.
Ny personvernforordning – GDPR ble lovbestemt innført i alle norske kommuner fra juli 2018 og gir føringer for hvordan personopplysninger skal behandles. Arbeidet med gjennomføring av prosjektet ligger til vår avdeling og en del av arbeidet er i samarbeid med IKTOrkidé. I tillegg deltar vi i et prosjekt ledet av IKA Møre og Romsdal hvor det er ansatt 2 personvernombud som også vi/våre innbyggere har tilgang til. Kontaktinformasjon er lagt ut på kommunenes hjemmeside.
Rapport mål og tiltak
| Mål | Tiltak | Rapport | Status |
| God og sikker saksbehandling | Innføre nytt sak-/arkivsystem | Public 360 fra Tieto ble tatt i bruk 24.06.2019. | Tilfredsstillende |
| Opprydding og avlevering av eldre arkivmateriale | Arkivmateriale er levert Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal IKS (IKAMR) for ordning og deponering. | Tilfredsstillende |
| God og sikker valggjennomføring med mål om minst 67% valgdeltakelse | Ta i bruk elektronisk folkeregister | Elektronisk manntall ble tatt i bruk med gode resultater. Valgdeltakelsen ble 69%. | Tilfredsstillende |
| Folkevalgtopplæring lokalt i samarbeid med KS | Folkevalgtopplæringen bestod av en lokal del og del fra KS sitt folkevalgtprogram, og ble gjennomført høsten 2019. Program, presentasjoner og opptak ligger tilgjengelig på kommunens nettsider | Tilfredsstillende |
| Sikre personvernet | Følge opp og innføre nye prosedyrer og rutiner i henhold til nye personvernregler (GDPR) | Fortsatt under arbeid. Alle prosedyrer er ferdig. Protokoller for elektroniske fellessystem er gjennomført. Gjenstår en del protokoller for fagsystem og for manuelle registre. | Delvis tilfredsstillende |
| Elektronisk selvbetjening og e-dialog med innbyggerne | Min Side – prosjekt i samarbeid med IKT ORKide | Min Side for innbyggere, med pålogging med ID-porten ble lansert i mars, med oversikt over kommunale fakturaer og mulighet til å be om betalingsutsettelse. I løpet av året ble også lønnslipp for ansatte tilgjengelig på MinSide. Det jobbes kontinuerlig med nye tjenester for innbyggere og ansatte inn i løsningen. | Tilfredsstillende |
| Bookingløsninger på web | Bookingløsning er teknisk tilgjengelig, det er imidlertid nødvendig med prosesser i organisasjonen før en innfører dette. Dette arbeidet er ikke kommet i gang. | Delvis tilfredsstillende |
Viktige oppgaver framover
- Profesjonelt og godt samordnet informasjonsarbeid
- Sikker og effektiv digital kommunikasjon
- GDPR og informasjonssikkerhet
- Tilsyn fra arkivverket