Økonomiavdelingen


Dette jobber vi med

Hovedmål i 2018

  • Økt digitalisering
     

Regnskap
 

  Regnskap og budsjett Bemanning
  Regnskap Rev. budsjett Forbruk % Årsverk Ansatte Andel heltid % Andel kvinner %
2017 6,5 mill. 6,3 mill. 103 9,3 10 80 90
2018 6,6 mill. 7,2 mill. 92 8,8 9 100 88


Kommentar: Regnskapet viser at tjenesten samlet ligger under budsjett. Det har vært jobbet hardt for å komme innenfor budsjettet, det vil si at det har vært spart på innleie av vikar ved sykefravær, så langt det har vært mulig og i tillegg er det kjøpt inn mindre konsulenttjenester enn budsjettert.
 

Noen begivenheter i 2018

Innkjøp: Sunndal kommune har innført bruk av KGV-konkurransegjennomføringsverktøy fra 01.07.2018, dette i tråd med kravet i forskrift om offentlige anskaffelser. Mercell er Sunndal kommunes leverandør av KGV. Organisasjonen har fått opplæring og er godt i gang med å bruke systemet. Det gis fortløpende opplæring ved behov. Det er kommet tilbakemeldinger både fra innkjøpere og leverandører om at dette er ett godt system som gjør anskaffelsesprosessene ryddige og er tidsbesparende. Når KGV blir integrert med nytt sak og arkivsystem vil vi kunne se flere gevinster

Eiendomsskatt: Avdelingen sammen med kommunalteknisk tjeneste fungerer som eiendomsskattekontor. I løpet av 2018 har eiendomsskattekontoret hatt stor fokus på endringene som skjedde i lovgivningen som gjelder for verk og bruk.
 

Rapport mål og tiltak
 

Mål Tiltak Rapport Status

Økt fokus på digitalisering ved å øke bruken av;

EHF (Elektronisk Handelsformat)

Profiler (forhåndsdefinering)

Skanning av hovedboksbilag/vedlegg

Økt bruk/innføring av eOrdre og eBilag

Visma bestilling

Mobil saksgang

Økt bruk av formularbestillinger Visma eHandel i alle tjenester/staber

Elektroniske timelister for politiske møter

Nytt forsøk med automatisk bankavstemming

 

EHF: Vi mottar ca. 90 % av fakturaene i EHF format.

Profiler: Gjennomført på strøm

Skanning av hovedboksbilag: Gjennomført

Visma eOrdre: Er tatt i bruk av tre tjenester. eBilag er brukt internt på avdelingen.

Visma bestilling: Tatt i bruk innen renhold.

Har tidligere meldt fra om at vi var i startgropa med å ta i bruk Visma bestilling innen PLO, men at grunnet bortfall av tilgjengelig kompetanse innen NII er ikke dette kommet i gang.

Mobil saksgang: Muligheten er tilgjengelig

Formularbestillinger: Forløpende arbeid med å øke andel formularbestillinger. Arbeidet med å forankre dette vil fortsette.

Elektroniske timelister: Arbeidet er midlertidig utsatt

Nytt forsøk med automatisk bankavstemming: Er klart til igangsetting

 Tilfredsstillende
Bidra til innarbeidelse av nytt/vedtatt rapporteringssystem i Sunndal kommune Utarbeide gode og effektive arbeidsmåter for å bidra til å gjennomføre rapporteringen som er vedtatt. Regnskapsrapporten er tilpassa og tatt i bruk. Tjenestene rapporterer kvar måned, og rapporten er til orientering i formannskapet. Tertialrapport i egen sak. Tilfredsstillende

Vurdere å ta i bruk nytt budsjettstyringsverktøy

 I forbindelse med at det er et politisk vedtak på omorganisering, kunne det være behov for simulering av ny organisasjon og tilhørende budsjett på en effektiv måte. Ny organisering er ikke vedtatt og det var av den grunn ikke behov for dette i 2018.  

Digitalisering

 Digital dialog med innbyggerne

Min Side er tatt i bruk. Der kan innbyggere logge seg inn og se sine fakturaer og be om betalingsutsettelse

 Tilfredsstillende
Ta i bruk digitale løsninger etter hvert som de blir tilgjengelige via IKT Orkidè I 2018 tok vi i bruk den nye fakturadistribusjonen til Visma.  Tilfredsstillende
Annen kommunikasjon Frigi tid, for å arbeide med bedring av kommunikasjonen på økonomiområdet, med innbyggere og internt i kommunen Dette er en del av den daglige driften. På grunn av høyt sykefravær har det ikke blitt «frigitt ekstra tid». Delvis tilfredsstillende
LEAN Finne to områder innenfor digitalisering, med forbedringspotensialer og gjennomføre en effektiv og involverende prosess/LEAN-prosess

Økonomiavdelingen har deltatt i prosess sammen med personalavdelingen i forbindelse med «sommerjobb for ungdom».

Prosesser ut over det er ikke blitt prioritert.		 Delvis tilfredsstillende

 

Viktige oppgaver framover

  • Økt digitalisering, ta i bruk nye løsninger etter hvert som de blir tilgjengelig via IKT Orkidè
  • Ny hovedtaksering av eiendomskattetaksering